公司档案管理制度汇编

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篇一：集团公司档案管理制度汇编77p

档案管理暂行规定

第一章 总则

第一条 为了加强集团公司档案管理，有效保护和利用档案，更好地为集团公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、国家档案局、国家经贸委、国家计委联合发布的《企业档案工作管理规定》(档发[2002]5号)和江苏省、南京市的有关规定，特制定本暂行规定。

第二条 公司档案是公司在各项活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条 公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各部门和个人不得私自留用。

第二章 档案管理体制

第四条 集团公司档案工作由总经理(或副总经理)分工领导，并列入公司领导议事日程。各分公司要指定一名领导分工负责本单位的档案工作。

第五条 集团公司总经理办公室负责公司档案管理工作，接受上级档案部门和公司领导的监督和检查。各分公司办公室负责本单位档案管理工作，接受本单位领导和集团公司总经理办公室的监督和检查。

第六条 集团公司总经理办公室设档案库房，集中管理集团公司档案。有条件的分公司和控股子公司可设档案库房，集中管理本单位的档案。

第七条 集团公司总经理办公室、集团公司各部门、分公司及控股子公司设专职或兼职档案员。专职或兼职档案员负责日常工作中文件、材料的收集、保管、整理和移交工作。在档案业务上接受集团公司总经理办公室的指导。

第八条 档案工作人员要不断提高政治和业务素质，认真执行党和国家的方针政策及本公司的档案管理制度和保密规定。

第三章 文件材料的形成与归档

第九条 集团公司总经理办公室根据国家法律、法规和上级部门的规定，分别制定各类文件材料的归档办法。文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。

第十条 公司各项活动中形成的文件材料(含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带、磁盘、光盘、实物)由各部门、单位兼职档案员负责积累、整理归档。 第十一条 文件材料归档的基本要求

(一) 归档的文件材料必须完整。

(二) 归档的文件材料必须准确地反映本单位各项活动的真实内容和历史过程。

(三) 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律，并注明保管期限。

(四) 需归档的文件材料应书写清楚、字迹端正、图样清晰，文件书写和载体材料能耐久保存，不能用复写纸、铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水书写。

(五) 文件材料的整理符合规范。

(六) 归档的电子文件，应有相应的纸质材料一并归档保存。

第十二条 各类档案应分别制定归档范围。

第十三条 归档时间

(一) 各部门、单位工作中形成的党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案的归档文件材料，在次年四月底之前由各部门、单位兼职档案员收集、分类整理，经本部门、单位负责人审定后，向档案管理部门移交。

(二) 基本建设档案资料在任务完成后或某一项工作结束后，将应归档的文件材料及时整理，组成保管单位，经有关负责人审定后，向总经理办公室移交。

(三) 设备仪器档案、干部职工档案材料及声像光磁档案应随时归档。

(四) 各单位形成的会计档案于次年四月底前由各单位兼职档案员负责整理立卷或装订成册后移交本单位财务部门保管，两年后移交档案管理部门统一保管。 第十四条 一般档案归档一式一份，比较重要的和利用频繁的档案归档一式两

份。

第十五条 各部门、单位档案归档时需严格办理移交手续，由各部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份，会签后的移交清单由档案管理部门和移交部门、单位各保存一份。

第十六条 档案材料的形成、积累、整理和归档工作要列入公司各部门、单位工作计划，列入有关部门、单位的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第十七条 本公司科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有总经理办公室档案人员参加。文件材料不完整、不准确，不能进行鉴定、验收。

公司新购设备、重要仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理部门检查验收文件材料，并及时归档；公司新购车辆，由接车负责人将随车技术文件材料及维修资料统一清点保管，回公司后交档案管理部门存档。重复的随车(机)技术文件经办理登记手续后可交由安全机务部及车辆修理单位保管。 第十八条 各部门、单位工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时到档案管理部门归档。

第十九条 要做好公司内部机构、分公司撤销、合并、分立时和收购兼并企业的应归档文件材料的交接工作。

第二十条 集团公司总经理办公室对集团公司范围内档案的形成、积累、整理和归档工作有权进行指导、督促、检查。

第四章 档案的管理

第二十一条 总经理办公室根据国家有关规定制订集团公司档案分类编号办法。集团公司档案分为以下九类：

A党群工作类B行政管理类

E基本建设类 C经营管理类 F设备仪器类 D生产技术管理类

G会计档案类H干部职工档案类I声像光磁类

第二十二条 档案编目与编制检索工具

要编写档案总目录，各类档案要各自编写分类目录，并根据实际需要编写档案检索目录。著录方法按中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行。

第二十三条 存放档案必须用专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。 第二十四条 每年进行一次库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要说明原因，并保存依据。

第二十五条 档案库房管理按《档案库房管理暂行规定》执行。

第二十六条 档案管理部门要建立健全档案统计工作，统计数据以原始记录为依据，要做到准确、可靠。档案统计工作按《档案统计工作暂行规定》执行。 第二十七条 公司档案管理现代化应与信息化建设同步发展，档案管理部门要做好档案现代化管理基础工作，逐步采用电子计算机、现代光学技术等先进手段进行档案管理。

第五章 档案的鉴定和销毁

第二十八条 根据国家和上级部门的规定，编制本公司各类档案保管期限表。档案保管期限分永久(50年以上)、长期(15-50年)、短期(15年以下)三种。确定保管期限的基本原则是：

(一) 对本公司有长远利用价值的档案应永久保存；

(二) 对本公司在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存；

(三) 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。永久、长期、短期档案应采用三种不同的色标区分，永久为红色，长期为蓝色，短期为黄色。 第二十九条 档案鉴定和销毁工作按《档案鉴定和销毁暂行规定》执行。

第六章 档案的借阅与保密

第三十条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容。档案管理

篇二：公司档案管理制度汇编

公司档案管理制度汇编

一、档案归档制度

一、文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

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9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后

归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳

素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写

工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责

人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移

交归档。

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6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好

档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容

根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经

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领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或

损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一

律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

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篇三：公司制度汇编-十一-档案管理制度-农业公司

档案管理制度

一、目的

为加强公司档案管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料；在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、财务管理、生产调度、、技术经验等方面有保存价值的原始材料等。

三、档案的管理部门及职责

公司档案管理实行二级管理制度，一级管理指的是人力资源部的统筹管理，二级管理指的是各部门的档案管理工作。人力资源部档案管理人员负责公司所有档案资料的统一收集、协调、检查及员工档案、行政档案的日常等非专一部门档案的管理工作；各部门档案管理人员负责本部门档案资料的管理工作。

档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

人力行政后勤部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每二年对二级档案管理进行一次检查验收。

四、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为：行政管理、人事管理、财会档案、生产经营管理、技术质量安全管理、外来文件、声像档案、实物档案、其它档案等。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如证书、奖杯、奖旗等实物。

五、档案的归档

1、归档要求

（1）归档的文件材料要完整、系统、准确；

（2）归档的文件材料必须是原件。如是不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明；

（3）存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号；

（4）档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完

整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐；

（5）档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

2、文件归档份数

一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

3、归档时间

部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

六、档案的保管

1、公司人力行政后勤部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫、防尘、防盗等安全条件。

2、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。

4、为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

七、档案的查阅、借阅

查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。

借阅档案时应做到以下几点：

1、借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；

2、按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

3、要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；

4、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；

5、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；

6、调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

八、档案的销毁

公司对各类档案每一年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

销毁过程要在分管领导和相关部门主持下进行，销毁的档案清单由档案员永久保存。

九、档案移交

档案人员变动时，必须在办完档案、文件移交手续后，方可调离岗位。

档案移交时，交接双方应根据目录认真核对，并在移交目录上签字。案卷目录以及移交清单各一式两份，双方各执一份。

十、本制度最终解释由人力资源部负责，自颁布之日起开始施行。


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